Секретарь-референтВакансия в архиве

А у вас есть резюме?
Создайте свое резюме, чтобы работодатели смогли найти вас и пригласить на работу. Это быстро и абсолютно бесплатно!
Создать резюме
Уровень зарплаты
з/п не указана
Город
Воронеж
Требуемый опыт работы
1–3 года

Обязанности:

  • Осуществляет работу по организационно – техническому обеспечению административно – распорядительной деятельности руководителя.
  • Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
  • Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
  • Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
  • Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
  • Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись.
  • Редактирует, контролирует качество подготовки, грамотность, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству.
  • Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно – переговорным устройствам, а также телефонограммы, телефаксы своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
  • По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация).
  • Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдение сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
  • Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
  • Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы.
  • Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
  • Организует обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы.
  • Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
  • Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки (при необходимости) сдает их в архив.
  • Готовит проекты приказов по основной деятельности на основании подписанных служебных записок руководителей отделов.
  • Ведет прием, учет и хранение корреспонденции, осуществляет обработку входящих документов, оформляет и соблюдает порядок работы с внутренними документами, рассылает исходящие документы.
  • Систематизирует документацию текущего архива, проводит ежегодный отбор документов на архивное хранение или выделяет к уничтожению.
  • Обеспечивает сохранность и конфиденциальность коммерческой информации.
  • В соответствии с резолюцией руководителя передавать документы непосредственным исполнителям в структурные подразделения.
  • Знакомить сотрудников под роспись (указанных в приказах), с приказами по основной деятельности не позднее 2-ух дней с момента подписания приказа руководителем.
  • Составляет и ежедневно обновляет список телефонов сотрудников центрального офиса, руководителей Структурных и Обособленных подразделений.
  • Сканирует и архивирует в базе 1С «Документооборот» локально – нормативные акты, распорядительно-организационные документы, методические рекомендации, внутренние документы, утвержденные приказами руководителя необходимые для работы отделов с разбивкой по папкам для каждого структурного подразделения.
  • На основании копии приказа о направлении в командировку: бронирует гостиничные номера для проживания командированных работников; заказывает билеты для проезда к месту командировки и обратно, организует их доставку в Общество и выдачу командируемым работникам.

Требования:

  • Высшее образование
  • Должен знать:
    • Организацию работы с документам, составление документации;
    • Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия;
    • Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях центрального офиса и Структурных, Обособленных подразделениях организации;
    • Государственные стандарты по оформлению управленческих документов;
    • Положения, инструкции, иные нормативные документы и методические рекомендации по ведению делопроизводства;
    • Правила эксплуатации компьютера и другой офисной техники;
    • Основы этики и эстетики, правила делового общения;
    • Архивное дело
  • Должен уметь:
    • Составлять деловые письма, проекты распорядительных документов, вести протоколы совещаний
    • Пользоваться средствами связи и организационной техникой
    • Работать на компьютере в операционной среде Windows
    • Пользоваться Интернетом и электронной почтой
    • Вести деловые переговоры

Условия:

  • График работы 5/2 с 9-00 до 18-00;
  • Официальное оформление в соответствии с ТК РФ;
  • Социальные гарантии: оплачиваемый отпуск,больничный;
  • Место работы г. Воронеж.

Адрес

Воронеж, Красноармейская улица, 52Д
Показать на карте
­

Тип занятости

Полная занятость, полный день
Дата публикации вакансии
Рекомендуем

Вакансия в архиве